Documentación Operativa

¿Qué pasa cuando tu
persona clave
no aparece más?

En la mayoría de las PyMEs argentinas, hay una o dos personas que tienen en la cabeza todo lo que hace funcionar el negocio. Cuando se van — de vacaciones, por enfermedad o porque renuncian — el negocio se detiene. Extraemos ese conocimiento y lo convertimos en manuales de procedimiento claros, escritos o filmados.

Solicitar Diagnóstico Inicial Cómo Trabajamos

Hacemos documentación operativa — no consultoría de recursos humanos ni evaluación de desempeño. Nuestro trabajo se concentra exclusivamente en capturar y estructurar el conocimiento de procedimientos que mantiene tu negocio en funcionamiento.

Empleado retirando sus pertenencias de su escritorio, representando el riesgo de pérdida de conocimiento
El Problema

El conocimiento que hace funcionar tu negocio vive en la cabeza de alguien

"¿Quién sabe cómo manejar al proveedor cuando hay un problema de precio?" "¿Quién se acuerda del orden exacto de armado de ese pedido?" "¿Quién configuró el sistema hace tres años y nunca lo documentó?"

En la mayoría de las PyMEs argentinas, las respuestas a estas preguntas apuntan a una o dos personas específicas. Esa concentración de conocimiento operativo no documentado es una vulnerabilidad estructural — no un problema de personal.

Cuando esa persona no está disponible, aunque sea por poco tiempo, el negocio pierde eficiencia, comete errores o se detiene por completo. La solución no es reemplazar a la persona — es capturar lo que sabe antes de que la situación se vuelva urgente.

Conocé nuestro Diagnóstico Inicial
Qué Hacemos

Tres formas de documentar lo que sabe tu equipo

Adaptamos el formato de documentación a la naturaleza de cada proceso y a la manera en que tu equipo realmente trabaja.

Manuales de Procedimiento Escritos

Realizamos entrevistas estructuradas con las personas que ejecutan cada proceso y convertimos su conocimiento en documentación escrita clara, paso a paso. Formateada para uso práctico — no para guardar en un cajón y olvidar.

Guías de Procedimiento Filmadas

Para procesos donde ver es entender, filmamos el procedimiento mientras se ejecuta y producimos guías de video estructuradas. Especialmente efectivo para tareas físicas, operación de maquinaria y secuencias de armado.

Documentación Combinada

Documentación escrita y filmada trabajando en conjunto. El manual escrito aporta la estructura y la referencia buscable; el video aporta el contexto visual y los matices que el texto solo no puede transmitir.

Nuestro Enfoque

Cómo funciona la extracción de conocimiento en la práctica

Un proceso estructurado diseñado para minimizar la interrupción en el trabajo diario de tu equipo.

01

Diagnóstico Inicial

Mapeamos qué procesos no están documentados y qué personas concentran el conocimiento más crítico, identificando dónde está más expuesto tu negocio.

02

Entrevistas Estructuradas

Nos sentamos con quienes realmente hacen el trabajo — el que opera la máquina, la que arma los pedidos, el que negocia con el proveedor — y extraemos su conocimiento de proceso mediante conversación guiada.

03

Producción de Documentación

El conocimiento extraído se estructura, redacta y/o filma en manuales de procedimiento claros. Nos encargamos del formato, la organización y la producción.

04

Revisión y Entrega

La documentación se revisa con tu equipo para verificar su exactitud y luego se entrega en los formatos que tu negocio puede utilizar de inmediato.

Nuestro Trabajo

Documentación que refleja operaciones reales

Entrevista de extracción de conocimiento con un operador de máquina en entorno de producción
Especialista en documentación redactando un manual de procedimiento en un escritorio con notas
Cámara filmando a un trabajador que demuestra un proceso de armado paso a paso
Equipo de pequeña empresa revisando manuales de procedimiento terminados juntos en una mesa
Sesión de mapeo operativo en un depósito con el equipo de logística
Qué Nos Diferencia

Hablamos con las personas que realmente hacen el trabajo

La mayoría de los proyectos de documentación fracasan porque le piden a los gerentes que describan procesos que no ejecutan. Nosotros vamos directo a la fuente.

Entrevistas en la fuente
Hablamos con quien opera la máquina, arma los pedidos o gestiona la relación con el proveedor — no solo con su supervisor.
Extracción de conocimiento tácito
Usamos técnicas de entrevista estructurada diseñadas específicamente para sacar a la superficie el conocimiento que los trabajadores experimentados ejecutan de forma automática y rara vez articulan.
No es RRHH. No es consultoría.
No evaluamos personas, no recomendamos cambios organizacionales ni producimos informes de desempeño. Documentamos procesos operativos. Nada más.
Entregable de uso inmediato
La documentación está estructurada para usarse el día que se entrega — no para guardarse en una carpeta y no volver a abrirse.
Primer plano de una entrevista de conocimiento estructurada con un trabajador de depósito explicando su proceso
Nuestro enfoque
Solo documentación operativa

¿Qué pasaría si tu persona más conocedora no pudiera venir mañana?

No es una hipótesis — es una pregunta que toda PyME debería poder responder con confianza. Los procedimientos documentados son lo que hace posible esa respuesta.

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Preguntas Frecuentes

Lo que nos preguntan antes de empezar

¿Esto va a interrumpir nuestras operaciones diarias?
Nuestro proceso de entrevistas está diseñado para adaptarse al horario de tu equipo. Las sesiones son generalmente cortas y enfocadas, y coordinamos los tiempos para evitar los momentos de mayor actividad operativa. La mayoría de los negocios reportan una interrupción mínima durante el proceso de documentación.
¿Y si nuestros empleados no quieren compartir lo que saben?
Es una de las preocupaciones más comunes. Nuestro enfoque es transparente: le explicamos a los empleados que la documentación también los protege a ellos — es menos probable que sean los únicos responsables de tareas críticas, y su expertise queda formalmente reconocido. No evaluamos desempeño.
¿Cuánto tiempo lleva el proceso de documentación?
El plazo depende de la cantidad de procesos y su complejidad. Un diagnóstico inicial nos permite dimensionar el trabajo con precisión. La documentación enfocada de un área de proceso crítica puede completarse en pocas semanas.
¿En qué formato se entrega la documentación?
Los manuales escritos se entregan en formatos que tu equipo puede usar y actualizar: documentos estructurados, PDF o formatos digitales compatibles con tus sistemas actuales. Las guías en video se entregan como archivos de video organizados. Definimos las preferencias de formato durante el diagnóstico inicial.
¿Trabajan con empresas fuera de Buenos Aires?
Sí. Si bien nuestra oficina está en Buenos Aires, trabajamos con PyMEs de todo el país. Para empresas en otras provincias, combinamos sesiones remotas con visitas presenciales cuando el proceso requiere observación directa.
¿Esto solo es relevante cuando alguien está por irse?
Para nada. La documentación operativa es más valiosa cuando se hace de forma proactiva — antes de que una renuncia, una enfermedad o unas vacaciones generen una emergencia. Los negocios que documentan antes de una crisis tienen más tiempo para hacerlo bien.
Empezá Ahora

¿Listo para capturar lo que sabe tu negocio antes de que se vaya?

El Diagnóstico Inicial es el punto de partida. Es una conversación estructurada que mapea qué procesos no están documentados y dónde está más expuesto tu negocio. A partir de ahí, definimos un plan de documentación adaptado a tu situación.

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O contactanos directamente en info@solvandoz.com
Teléfono: +54 11 3461-2743